Organización de Eventos y Entrenamientos: Calendario Inteligente para Academias
Aprende a organizar entrenamientos, torneos, clases y eventos especiales. Calendario con vistas múltiples, recurrencia, cupos y notificaciones automáticas.
El calendario es el corazón operativo de cualquier academia deportiva. No solo organiza horarios: comunica con miembros, coordina coaches, gestiona espacios, y genera datos de ocupación.
Un buen calendario de academia permite:
- • Planificar entrenamientos y competencias
- • Comunicar automáticamente cambios y recordatorios
- • Coordinar múltiples grupos, coaches y sedes
- • Gestionar cupos y reservas en clases
- • Analizar ocupación y optimizar horarios
1Los 5 Tipos de Eventos en Academias
Entrenamiento / Clase
Más comúnSesiones regulares de práctica. Generalmente recurrentes (semanales).
Partido / Competencia
Enfrentamientos o partidos de liga. Requiere información de rival y lugar.
Torneo / Campeonato
Eventos multi-día o de eliminación. Puede tener costo de inscripción.
Evento Especial
Reuniones de padres, graduaciones, fiestas, clinics con invitados.
Cierre / Festivo
Días sin actividad. Importante comunicar para evitar confusiones.
Con Controla.Club
Soporta los 5 tipos de eventos con colores distintivos, asignación de grupos, coaches responsables, ubicación, y campos personalizados según el tipo.
2Las 4 Vistas del Calendario
Un buen calendario ofrece múltiples vistas para diferentes necesidades.
Vista Mensual
Visión general del mes completo. Ideal para planificación y ver distribución de eventos.
Mejor para: Planificación generalVista Semanal
Detalle día por día con franjas horarias. Ideal para coordinación operativa.
Mejor para: Operación diariaVista Diaria
Hora por hora de un día específico. Útil en días con muchos eventos.
Mejor para: Días de torneoVista Agenda
Lista cronológica de próximos eventos. Ideal para coaches y miembros.
Mejor para: Vista rápida3Eventos Recurrentes: Crea una vez, repite siempre
Los entrenamientos regulares no deberían crearse uno por uno. Con recurrencia, creas un evento y el sistema genera todas las repeticiones automáticamente.
Ejemplo: Crear entrenamiento recurrente
Nombre y tipo
"Entrenamiento Sub-15" - Tipo: Entrenamiento
Horario
Martes y Jueves, 4:00 PM - 6:00 PM
Recurrencia
Semanal, hasta fin de temporada (diciembre 2025)
Grupo y coach
Grupo: Sub-15 Masculino | Coach: Juan Pérez
Resultado: Se crean automáticamente ~50 eventos para toda la temporada
Edición de eventos recurrentes
Al editar un evento recurrente, el sistema pregunta:
- • Solo este evento: Cambia solo la ocurrencia específica
- • Este y futuros: Cambia desde este evento en adelante
- • Todos: Cambia todas las ocurrencias (pasadas y futuras)
4Gestión de Cupos y Reservas
Para clases con capacidad limitada (spinning, yoga, funcional), el sistema puede gestionar cupos y permitir reservas online.
Configuración de cupos
- Capacidad máxima por clase (ej: 20 personas)
- Visualización de cupos disponibles en tiempo real
- Cierre automático cuando se llena
- Lista de espera opcional
Sistema de reservas
- Miembros reservan desde su app
- Confirmación automática por WhatsApp
- Cancelación con política de tiempo
- Penalización por no-shows opcional
Ejemplo: Clase de Spinning
Spinning - Lunes 7:00 AM
Coach: María García
2 cupos disponibles
5Notificaciones y Recordatorios
El calendario debe comunicar automáticamente. Los recordatorios reducen el ausentismo y mejoran la experiencia.
Recordatorios 24h y 2h antes. Confirmación de reserva.
Push
Notificación en app móvil. Cambios y cancelaciones.
Resumen semanal. Calendario adjunto (.ics).
Ejemplo: Recordatorio WhatsApp
🏃 Recordatorio de entrenamiento
Hola María, mañana tienes:
📅 Spinning
🕐 Lunes 7:00 AM
📍 Sede Norte
¡Te esperamos! 💪
Preguntas Frecuentes
¿Qué tipos de eventos puedo crear?
Los principales son: entrenamientos regulares, partidos, torneos, eventos especiales (fiestas, graduaciones), y cierres/festivos. Cada tipo puede tener configuraciones diferentes.
¿Cómo funcionan los eventos recurrentes?
Creas un evento una vez y defines el patrón de repetición (diario, semanal, mensual). El sistema genera automáticamente todas las ocurrencias. Por ejemplo: "Entrenamiento Sub-15" todos los martes y jueves de 4pm a 6pm hasta fin de año.
¿Puedo gestionar cupos en las clases?
Sí. Defines capacidad máxima por evento. El sistema muestra cupos disponibles, permite reservas online, y cierra inscripciones cuando se llena. También puede manejar lista de espera.
¿El calendario envía recordatorios automáticos?
Sí. Controla.Club envía recordatorios por WhatsApp antes de cada evento. Puedes configurar cuánto tiempo antes (24h, 2h, etc.) y personalizar el mensaje.
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- 4 vistas de calendario
- Eventos recurrentes
- Recordatorios WhatsApp